Sporządzanie aktów notarialnych w Polsce podlega ściśle określonym zasadom, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa prawnego stron czynności oraz zgodności aktu z obowiązującymi przepisami. Najważniejsze z tych zasad wynikają z ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie. Oto kluczowe zasady sporządzania aktów notarialnych:
1. Zasada formy pisemnej (szczególnej):
- Czynności prawne, dla których ustawa zastrzega formę aktu notarialnego, są nieważne, jeśli nie zostaną w tej formie dokonane. Dotyczy to m.in. umów sprzedaży nieruchomości, darowizny nieruchomości, ustanowienia hipoteki, umów spółek (z wyjątkiem cywilnej), testamentów (z pewnymi wyjątkami), umów majątkowych małżeńskich.
2. Zasada jawności (ograniczonej):
- Akt notarialny jest jawny jedynie dla stron czynności prawnej, ich przedstawicieli ustawowych oraz osób, które wykażą swój interes prawny. Osoby trzecie nie mają wglądu do treści aktu bez zgody stron lub orzeczenia sądu.
3. Zasada poufności:
- Notariusz jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość w związku z dokonywaną czynnością. Obowiązek ten 1 trwa również po odwołaniu notariusza lub ustaniu jego zatrudnienia.
4. Zasada bezstronności notariusza:
- Notariusz jest obowiązany działać bezstronnie i z należytą starannością czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może pociągać skutki prawne. Nie może faworyzować żadnej ze stron.
5. Zasada legalności (zgodności z prawem):
- Notariusz ma obowiązek odmówić dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem. Musi upewnić się, że treść czynności prawnej jest zgodna z obowiązującymi przepisami.
6. Zasada prawdziwości oświadczeń:
- Notariusz nie odpowiada za prawdziwość oświadczeń składanych przez strony, ale ma obowiązek odnotować te oświadczenia w akcie notarialnym. Jeśli jednak poweźmie wątpliwości co do zgodności oświadczeń z rzeczywistością, powinien podjąć kroki w celu wyjaśnienia sytuacji.
7. Zasada języka aktu notarialnego:
- Akt notarialny sporządza się w języku polskim. Na żądanie strony notariusz może dodatkowo sporządzić akt w języku obcym, ale obligatoryjny jest akt w języku polskim. Jeśli strona nie zna języka polskiego, w czynności musi uczestniczyć tłumacz przysięgły.
8. Zasady dotyczące formy i treści aktu notarialnego:
- Akt notarialny musi zawierać ściśle określone elementy, takie jak:
- Dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby także godzinę i minutę.
- Miejsce sporządzenia aktu.
- Imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli aktu dokonano poza kancelarią – także miejsce jego dokonania.
- Imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i stan cywilny osób fizycznych, nazwę, siedzibę i dane przedstawicieli osób prawnych oraz innych podmiotów biorących udział w akcie.
- Oświadczenia stron.
- Powstające w wyniku czynności prawnej prawa lub obowiązki albo inne skutki prawne.
- Podpisy stron oraz notariusza.
- Parafy stron na każdej stronie aktu.
- Odpis aktu notarialnego musi być wierny oryginałowi i zawierać adnotację o jego zgodności z oryginałem, datę wydania i podpis notariusza.
9. Zasada odczytania aktu:
- Przed podpisaniem aktu notariusz ma obowiązek odczytać go stronom. Strony mogą wnosić o dokonanie zmian lub uzupełnień przed podpisaniem. Fakt odczytania i ewentualne uwagi stron muszą być odnotowane w akcie.
10. Zasada podpisywania aktu:
- Po odczytaniu i zaakceptowaniu treści, akt notarialny jest podpisywany przez wszystkie strony czynności oraz przez notariusza. Podpisy muszą być złożone własnoręcznie.
11. Zasada wydawania wypisów, wyciągów i odpisów:
- Strony czynności prawnej oraz osoby, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, mogą otrzymać wypis aktu notarialnego. Wypis ma moc prawną oryginału. Na wniosek uprawnionych osób notariusz może również wydawać wyciągi i odpisy aktów.
Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla ważności i skuteczności aktu notarialnego oraz dla zapewnienia pewności obrotu prawnego. Notariusz pełni rolę gwaranta legalności i bezpieczeństwa dokonywanych czynności prawnych.
